開業して2か月がたちました。
業務効率化を目指し、ペーパーレス化、ITリテラシーを高めるために、色々なことに挑戦しています。
元々は、どちらかというとアナログ人間で、ITにそこまで強くありませんでした。
これから実務家を名乗っていくためには、これらのスキルは必要ですし、これらのスキルがあればもっと仕事が楽しめると思ったからです。
ペーパーレスに関しては、想像以上にうまく取り組めています。
複合機を購入していないため、紙を印刷することはほとんどありません。
どうしても印刷が必要な場合は、「ＰｒｉｎｔＳｍａｓｈ」というアプリを使って、徒歩1分のコンビニで印刷をします。
基本的にすべてデータで管理し、パソコンの中で完結するようにしています。
紙で来る書類は、写真をとってデータ化しすぐに破棄します。当初は、複合機なしでは、仕事にならないかと思っていましたが、あらゆるツールを駆使して、現状紙を使うことなく稼働できています。
お客様へお送りする紙の書類はほぼありません。申告関係はすべて電子化し、データのみの返却に促していく予定です。納税もダイレクト納付やＱＲコード納付、コンビニ納付等電子納付ができるよう環境を整えてから切り替えをお願いしています。お客様からお預かりする書類も7割以上は、データでやりとりすることができています。
最初からうまくいかないこともありますが、結果的にお互いにとって効率化ができメリットになります。
今回、会社を設立し、社会保険の手続きを電子申請で行いました。前々から試してみたかったことの一つです。
ＧビズＩＤを取得し、e－Ｇovから会社の代表者として、社会保険の新規適用、資格取得、被扶養者届出の電子申請を行います。社会保険関係の電子申請は、会社の代表か社会保険労務士のみ認められていて、税理士は代理で行うことはできません。
e－Ｇovは社会保険に限らず、行政サービスに係る企業の申請や届出を電子で申請できるサイトです。助成金関係も含まれます。
今まで社会保険の手続きはすべて紙の書類で作成してきました。作成したものをスキャンして、返信用封筒を入れて郵送する作業も面倒でした。
それが電子申請となり、いつでも好きな時に作成して、提出し、受理ができるのですから、とても効率的です。
一方で、電子手続きで最近思うことは、そのツールを作った開発側の型にはめられるということです。
仕様によって数字、記号、半角、全角、空欄等ルールにそぐわないとエラーが多発します。
入力の都度エラーがでて的確に教えてくれたり、同じ内容のものを記憶して、二度同じことをする必要がない優れたものもあれば、一通り入力してから最後の保存時に、まとめてそれもわかりにくい指示をしてくる（今回のケースがこれにあたります）といったこともあります。そして指示や操作を間違えると最初からやり直しになることもあります。
それでも積極的に電子化を選択し、効率化の仕組みを作るためにはこういった多種多様のサイトやツールに向き合っていかなければなりません。途中で面倒くさくなり、だったら紙で出そうと思うこともあるのですが、ぐっとこらえることで、確実にスキルはついてきます。
今日あったのは、社会保険届出作成時に入力エラーがあり、訂正を求められました。訂正しないと次に進めません。そこを訂正して提出できたところまではよかったのですが、提出後、差し戻されてきました。
内容をみると0の数字を使うな、この部分の空欄はダメだというのです。人が目にする受付の前段階での機械の判断だと思います。
提出前に訂正を求めるエラーは何だったのか。そこをクリアした時点で、入力内容にエラーはないと思っていました。せめて人が扱うところまで行ってほしかったです。
そして、一番驚いたのは、その部分の訂正だけを求められていると思ったら、再提出のボタンを押すと白紙の状態での届出になっていました。最初から全部やり直しになっているのです。
これに限らずですが、その独自のツールやサイトだけを使いこなせてもＩＴスキルはついてこないと感じています。
その仕様にあったデータをＥｘｃｅｌなどを用いて標準化し、あとは相手側に読み取ってもらうようにすれば、入力作業を省力化することができ、単純なエラーも減ると思います。
どんなソフト、ツール、サイトにもある程度対応できるはずです。特にこういったことは私たちが使う税務ソフト、会計ソフトでも起きていることなので、私も最近は、できるだけデータの土台をＥｘｃｅｌでまとめてからインポートするようにしています。
直接入力するやり方だといちいち細かい操作方法を覚えなければならないからです。これは時間をかければできることかもしれませんが、どこでも使えるＩＴスキルとはいえません。
いまは、そういったことを意識して、どのソフトでもツールでもサイトでも使用できるようなデータの土台作りにトライ＆エラーを繰り返しながら根気よく挑戦しています！！
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